BAUPO® Consulting
Beratungsspezialisten für die Prozessindustrie
Projektorganisation
Im folgenden soll anhand eines fiktiven Beispiels aufgezeigt werden, was eigentlich zur "Projektorganisation" gehört respektive was es bedeutet.
Ausgangssituation: In Ihrem Unternehmen ist die Entscheidung gefallen, ein modernes, standartisiertes ERP-System (Gruppen-/Unternehmensweit) einzuführen. Ihr Unternehmen verfolgt damit verschiedene prozessuale, technische und wirtschaftliche Ziele.
  • Ablösung bestehender Altsysteme (end-of-life) 
  • Standardisierung der IT-Systemlandschaft
  • Standardisierung von (Gruppen-) Geschäftsprozessen
  • Durchgängige Systemunterstützung von Intercompany-Prozessen
  • Reduzierung von Systembrüchen und Schnittstellen
  • Einführung einer (Gruppen-) Controllingplattform
  • Managment Reporting von Finanz- und Produktivitätskennzahlen
  • sowie weitere Optimierungsthemen auf der Business-Seite
Mit der grundsätzlichen Entscheidung für das Projekt wurde der "Startschuß" für eine System- und Anbieterevaluierung gegeben. Vor dem eigentlichen Ausschreibungsprozess, wird eine umfassende Aufnahme von technischen und prozessualen Anforderungen durchgeführt, in die neben den strategische Vorgaben der Unternehmensleitung auch die Requirements aus den Fachabteilungen einfließen, die vom neuen System abgebildet werden sollen. Nach der Auswahl des ERP-Systems und des Implementierungspartners (wenn es da Alternativen gibt), beginnt der opperative Teil der Projektplanung.

Der Projektlebenszyklus
Im klassischen Sinne ist ein Projektlebenszyklus durch die Phasen Projektinitiierung, Projektplanung, Projektrealisierung und Projektabschluss definiert. Ob ein komplexes Projektes ausreichend vorbereitet wurde, zeigt sich dann in der Realisierungsphase. Versäumnisse können dann in der Folge zu zusätzlichen Aufwänden (Kosten), zur Reduzierung von Anforderungen (Projektscope) oder gar zu Terminverschiebungen führen.
Zu den wichtigsten Themen in den Phasen der Projektinitiierung und -planung gehören:
  •  Die Definition des Projektes (Art, Umfang, Inhalte, Ziele)
  •  Abschätzung des Kostenrahmens und Vertragsverhandlungen
  • Durchführung einer groben Meilensteinplanung
  •  Festlegung der Projektorganisation (Team, Organe, Gremien)
  •  Definition von Aufgaben und Verantwortlichkeiten (Rollen)
  •  Definition von Kommunikations- und Reportingstrukturen
  •  Qualifizierungskonzept für die Projektarbeit
  •  „Anwerben“ des Projektteams
  •  Schaffung des organisatorischen Rahmens (Personal, Infrastruktur)
  •  Projektbezogenes Qualitätsmanagement (Beachtung regulatorischer Anforderungen)
  •  Einbindung und Abstimmung von/mit externen Dienstleistern
  •  Detaillierung der Meilensteinplanung (Phasenplanung)
  •  Durchführung eines initialen „Kick-off-Workshops“
Vom Projekterfolg oder Projektmisserfolg
Eine Vielzahl von Faktoren beeinflusst die Durchführung eines Projektes. Über den Projekterfolg oder auch Misserfolg entscheiden zum Teil unscheinbare Einflussfaktoren. Die nachfolgenden Auflistungen sollen einen Eindruck zu dem Thema vermitteln.
Der Erfolg eines Projektes wird vornehmlich bestimmt durch
  •  die Unterstützung des Projektes durch das Top-Management
  •  den Methodeneinsatz
  •  die Qualifizierung der Projektmitarbeiter
  •  die Organisationsstruktur des Projektes
  •  den Einsatz von Tools und Templates
Auf der anderen Seite gibt es eine Reihe von Größen, die einen Projektverlauf negativ beeinflussen können. Dazu gehören:
  •  Unklare Ziele, Anforderungen und Vorgaben an das Projekt und das Projektergebnis
  •  Fehlende Ressourcen bei Projektstart und im Projektverlauf
  •  Unzureichende Projektplanung
  •  Mangel an qualifiziertem Personal
  •  Interne Politik, Egoismen einzelner, Kompetenzgerangel
  •  Unzureichende Kommunikation oder Überinformation
  •  Geringe Projekterfahrung auf Leitungs- und Teamleiterebene
  •  Eine fehlende oder unzureichende Projektmanagementmethode
  •  Fehlende Projekt-/Teamfähigkeit
  •  Unzureichendes Management von Interessengruppen
  •  Unzureichende Projektunterstützung durch das Top Management
  •  Vernachlässigung des betrieblichen Change Managements
  •  Technisch und inhaltlich zu hoch gesteckte Anforderungen
  •  Schwächen im Risiko- und Konfliktmanagement
Projektunterstützung durch Baupo® Consulting
Von Baupo® dürfen Sie in allen Phasen eines Projektzyklus kompetente Unterstützung erwarten. Je nach Aufgabenstellung steht Baupo® in der benötigten Rolle als Projektleitung, Coach, Moderator oder Sachverständiger an Ihrer Seite. 

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